贺知峰 童欣

   办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调学院各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是学院的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个学院工作带来被动或造成损失。因此，做好办公室工作非常重要，当前，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力、抓好六项具体工作。

一、做好办公室工作，必须强化六种意识。

办公室在学院党委、学院各科室中都居于特殊地位。做好办公室工作，对于完善领导决策，推动学院工作落实，维护学院稳定，促进学院发展，树立学院良好形象起着重要作用。要做好办公室工作，必须强化六种思想意识。

   一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根弦。始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同学院党委保持高度一致，时刻注意维护学院的权威。2、胸中要有一盘棋。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要有全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于学校宏观形势和改革发展稳定的大局中来思考谋划。3、心中要有一本账。对学院的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。

   二是发展意识。办公室作为直接为学院服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。在用新的理念和思路指导发展上出好主意，在用新的标准和要求检验发展上当好参谋，在创新发展举措和提升发展水平上当好助手。

   三是服务意识。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。l、在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向学院发展大势、积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。    2、在为学生服务上要牢固树立“学生利益无小事”的政治立场和政治态度。把学生的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系学生的桥梁和纽带作用，确保学生的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策正确体现。3、在为各科室和学生的服务上要平等协商，端正态度。对各科室同事，要相互尊重、相互支持；对学生，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。

   四是参谋意识。办公室是领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋长”。既然是“参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。当好参谋应做到四个方面：一要贴近领导，与领导“同频共振”。想领导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上；二要超前运作，不做事后“小诸葛”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考；决策中，要注意了解学院动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己观点强加于领导，做到“献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。“参谋人员”只有出于公心，参谋的东西才有价值。办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。

   五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。信息调研要密切关注及时反映学院的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和人们关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。

   六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

二、做好办公室工作必须遵循辩证唯物主义基本原理，正确处理好六个辩证关系。

   一是正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、学院和基层服务。首先是为领导和学院服务的。这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转。当部门工作与学院的整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。

   二是正确处理好政务和事务的关系。所谓政务，也就是出谋献策。它是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和思路，制定发展规划和工作方案，预测工作中可能发生的问题，以及就已经发生和未发生的问题，提出具有真凭实据，真知灼见和具有说服力的措施和预见性的建议或意见，组织和实施工作计划。所谓事务，就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。衡量办公室工作做得好不好，既要看处理日常事务的效果，又要看出谋献策的水平。参谋要参得好，谋得对，做出成效，就要正确处理好政务与事务的关系，如果只是做具体工作，完全陷入事务性的圈子而忘记政务，即使服务得再好，也是不全面的，缺乏深度的，相反，单纯追求高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍具体计划的实施。

   三是正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。

   四是正确处理办公室内部与外部的关系。要发挥办公室的整体功能，保证学院工作的顺利进行，不仅要求办公室内部要协调一致，而且，其他科室也要相互配合，同时，还要学院各科室的支持和帮助。首先，要善于协调办公室内部的关系。通过协调办公室各个不同职能的工作，充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据办公室各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他工作。对那些难度较大，工作量大，时效性强的任务，在明确任务的基础上，要及时组织有关力量，合理安排人力、物力，形成最大的合力，确保工作任务的完成。其次，要善于协调办公室与其他科室的关系。因为办公室处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整天处于各种矛盾的中心。在处理各种矛盾时，就要秉公办事，廉洁奉公，不能出现偏颇或闪失。各科室之间，由于工作分工不同，可能由于种种原因，有时也会出现一些不同步，不协调的现象。在这种情况下，办公室就要从既维护全局利益出发，又保护科室工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各科室的积极性，引导到确保全局工作任务的完成上来。要做到这一点，办公室就要深入实际，了解情况，沟通信息，抓住关键问题，采取措施，协调解决，以实现全局工作平衡和谐发展。 

   五是正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事急事，我们都要重视，认真完成，不能马虎。何谓之大事，办公室的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，如上级学院和领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到学院工作运作的也是大事，影响到学院形象和声誉更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不做，或者马虎应付，一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。从这个意义上讲，办公室工作没有绝对的大事小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中有大的责任不能大意，因此，在工作中就要瞻前顾后，抓住重点，只有这样才能保证工作的协调发展。

   六是正确处理“过”与“不及”的关系。为领导出主意，当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖；要积极谏言，但不能瞎掺和。

三、做好办公室工作，必须着力提高四种能力。

l、调查研究的能力。学院工作是具体务实的工作，只有不断地深入实际，掌握实情，才能有的放矢地做好各项工作。要把工作重心下移，掌握第一手材料，为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告，解决工作中的矛盾和问题，提高科学决策水平；要发现新情况，研究新问题，总结新经验，以点带面，推动面上工作；要理论联系实际，既善于在实践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提高调查研究的能力，努力提高自身的素质。

2、组织协调的能力。不断提高组织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。学院工作项目多、涉及面广，是一项综合性的工程。做好新时期的学院工作，要善于协调学院系统内的各科室，集中力量推进工作；要善于协调其他相关部门，形成合力开展综合性工作。

3、开拓创新的能力。随着学院的发展，各方面对学院工作的要求会越来越高，办公室工作要适应学院的发展，必须在工作理念、工作方式、工作手段等方面进行改革创新。要用科学的理论武装头脑，学习新知识，树立新观念；注重研究分析新情况、新问题、新形势，把握事物发展的规律和特点，大胆探索，勇于创新。

4、文字综合能力。确保起草的文稿和办理的公文层次清楚，文字通顺，表达准确，并符合公文的规范。

四、做好办公室工作，当前要认真抓好六项具体工作。

   一是抓好学习强素质。学院在发展，时代在更新，办公室人员的知识也必须随之而更新。当前学院工作面临着一些新情况、新问题，办公室要“研究新情况，解决新问题，形成新认识，开辟新境界”，适应新形势，必须加强学习。一要加强政治理论学习，提高政治觉悟和政策水平；二要加强科技知识学习，提高超前思维和参谋能力；三要加强法制常识学习，提高依法行政和管理水平；四要加强本职业务学习，提高业务能力和写作水平。只有不断学习，才能不断提高干部的综合素质和整体素质，始终做到观念不落后，工作不落伍，努力争当文稿写作的高手，综合协调的能手，搞好服务的多面手。

   二是加强公文审核把关。一要切实提高公文质量。要严格审核公文的内容，切实把好公文的政策、法规关。认真审核公文的体例、格式，斟酌文字，准确、鲜明、全面地体现发文学院的意图。避免文件与文件打架、法规与法规打架、文件与法规打架的现象发生。二要严格规范办文程序，按程序办文。三要努力提高办文效率。要严格办文时限。同时，要本着实事求是、确有必要的原则，确定公文缓急程度。

   三是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。

   四是搞好信息工作。信息工作是办公室的一项重要日常工作，是领导掌握学院动态、了解学生情况的重要渠道，是妥善处置各类突发事件、紧急情况的重要基础。畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策，如果信息走样，必将影响领导决策。办公室要组织力量，进行有关信息的搜集、筛选、加工、分类，为领导提供有价值的信息。在信息传递过程中不得“损耗”和“增值”，更不能遗失。通过信息报送，及时反馈我们工作中取得的成效、经验、特色。

   五是抓好制度建设。没有规矩不成方圆，办公室要根据学院的情况制定有效的措施，首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各司其职，各尽其责，建立健全学院各项工作制度，做到工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。再次是严格考核，建立激励机制。按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，根据考核情况与奖金挂钩。

   六是抓好勤政树形象。在廉政上要做到“三有三只”，即：有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥用，只讲自觉奉献；有成绩不骄傲，只想如何开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的形象。

   只有做好了这些要点，才能更好的为学院做贡献，充当继续教育事业的润滑油。

(武汉工程大学继续教育学院办公室)